Sähköposti englanniksi – viisi vinkkiä sujuvaan kommunikaatioon
Sähköposti englanniksi. Viestien kirjoittamisessa englannin kielellä on omat sääntönsä, joita kannattaa noudattaa antaaksesi hyvän kuvan itsestäsi tai edustamastasi yrityksestä. Perinteinen suomalainen tyyli ei ole aina paras mahdollinen, koska suomalaisten tapa kommunikoida on välillä turhankin suora ulkomaalaisten makuun.
Tässä muutama hyödyllinen vinkki sähköposteihin, joiden avulla annat oikeanlaisen vaikutelman.
Opetan työssäni useita työelämässä englantia käyttäviä aikuisia, ja olen huomannut suomalaisten ja englanninkielisten sähköpostikäytäntöjen eroavan toisistaan jonkin verran. Suomalaisten tapa kommunikoida on melko suora, kun taas englanninkielisessä maailmassa käytetään paljon kohteliaisuuksia, ja asiat ilmaistaan vähemmän suorasti. Suomalaisten suora tyyli saatetaan kokea jopa tylynä, joten viestien sisältöön kannattaa todella kiinnittää huomiota.
1. Tervehdi ja lopeta oikein.
Olet varmasti nähnyt lukuisia viestejä ulkomaalaisilta kollegoilta, joissa toistuvat samat tervehdys- ja päätösfraasit. Opettele käyttämään näitä! Aloitus- ja lopetusfraasit ovat kaikkein helpoin tapa antaa itsestäsi kohtelias ja asiallinen kuva ulkomaalaiselle yhteistyötaholle.
Muutama vinkki tervehdyksiin:
- Hi Dennis,
- Hello Claire,
- Dear Mum,
- I look forward to hearing from you.
- Hope to hear from you soon.
2. Mene asiaan ja kirjoita lyhyitä lauseita
Sähköpostiviestissä ei kannata jaaritella. Kirjoita asiasi lyhyesti ja ytimekkäästi, olematta kuitenkaan tyly. Tämä ohje pätee kaikkeen muuhunkin kirjoittamiseen. Saat viestisi esille selkeämmin ja vältät pahimmat kielioppivirheet, kun et tee lauseista liian monimutkaisia.
3. Otsikoi selkeästi
Sähköpostitulvan läpikäymistä helpottaa selkeä ja yksityiskohtainen otsikointi. Jos pyydät tarjousta, kirjoita otsikkoon tarjouspyynnön kohde sekä yrityksesi nimi. Tapaamista sopiessa kannattaa lisätä otsikkoon myös ajankohta.
4. Mieti muodollisuuden astetta
Kirjoitatko tutulle työkaverille vai korkeassa asemassa olevalle päättäjälle? Mieti, minkälaisia sanoja voit käyttää ja tarkista myös oikeinkirjoitus.
- Vältä kirjoitusvirheitä, älä käytä slangisanoja
- Virallisissa/muodollisissa teksteissä ei käytetä lyhenteitä, esimerkiksi: won’t >>> will not jne.
- Älä käytä hymiöitä tai kirjoita isoilla kirjaimilla
5. Tarkista ja oikolue
Tarkista viestisi aina muutamaan kertaan ennen lähettämistä. Annat itsestäsi paremman kuvan, kun viestissä ei ole turhia huolimattomuusvirheitä. Kiinnitä huomiota isoihin alkukirjaimiin ja pilkkujen paikkoihin.